إدارة مجموعات السنتر هي تنظيم الطلاب في مجموعات ثابتة الأيام والمواعيد، وربط كل مجموعة بقاعدة تحصيل واضحة: إما اشتراك شهري ثابت يدفعه الطالب مرة واحدة في الشهر، وإما حساب مستقل لكل حصة يحضرها.
الخلط بين الطريقتين هو مصدر معظم الخلافات المالية في السناتر: طالب حضر نصف الشهر ويسأل عمّا عليه، وموظف لا يعرف هل يحسب الحصة أم الشهر. لهذا يفصل برنامج السنتر من سوبريم تكس بين النظامين فصلًا كاملًا، ويُختار أحدهما من إعدادات المركز.
محتويات المقال
- نظامان متبادلان لا يعملان معًا
- متى تختار كل نظام؟
- إعداد المجموعة الثابتة
- الإيقاف التلقائي وتذكيرات الدفع
- الأسئلة الشائعة
- قرار يُتخذ مرة واحدة
نظامان متبادلان لا يعملان معًا
في نظام المجموعات (الاشتراك الشهري) يُفتح للطالب قيد واحد في الشهر بقيمة اشتراك المجموعة، مهما كان عدد الحصص التي حضرها. أول حضور في الشهر يفتح «قيد الشهر»، ثم تعمل أدوات المتابعة المالية: مربع «عليه دفع»، والإيقاف التلقائي، وتذكيرات الدفع.
في نظام الحصص (الحساب بالحصة) يصبح كل حضور قيدًا مستقلًا بقيمة الحصة، دون مفهوم شهر أو اشتراك. لا يوجد هنا «عليه دفع» ولا إيقاف تلقائي، لأن الطالب يدفع ما يحضره فقط، وتُخفى صفحة المجموعات بالكامل حتى لا تربك الموظفين.
متى تختار كل نظام؟
- الاشتراك الشهري مناسب للمراحل الدراسية المنتظمة، والمجموعات الثابتة بيومين أو ثلاثة أيام أسبوعيًا، حين تريد دخلًا متوقعًا والتزامًا من الطالب.
- الحساب بالحصة مناسب للدروس المتقطعة، والمراجعات، والطلاب الذين يحضرون حسب الحاجة، حين يكون الحضور غير منتظم بطبيعته.
- إذا كانت أغلب مجموعاتك ثابتة، فابدأ بالاشتراك الشهري واستخدم الحصص الإضافية للحالات النادرة.
تنبيه عملي: التبديل بين النظامين يؤثر في الحضور الجديد فقط، وتبقى القيود القديمة كما سُجّلت. لذلك فأنسب وقت للتبديل هو أول الشهر قبل أي تحضير.
إن قررت التبديل
- أنهِ تقفيلة الشهر الحالي وتأكد من تسجيل كل الدفعات.
- غيّر النظام من إعدادات المركز في اليوم الأول من الشهر الجديد.
- أبلغ الموظفين بأن تنبيهات «عليه دفع» ستظهر أو تختفي حسب النظام الجديد.
- راقب أول أسبوع من الحضور للتأكد من أن القيود تُفتح كما تتوقع.
وقبل القرار، اسأل نفسك ثلاثة أسئلة: هل يلتزم أغلب طلابك بمجموعة ثابتة طوال الشهر؟ هل تحتاج إلى معرفة من تأخر عن السداد قبل دخوله القاعة؟ وهل يتكرر لديك الطالب الذي يحضر حصة ويغيب أسبوعين؟ إجاباتك تحدد النظام الأنسب أكثر من أي توصية عامة.
إعداد المجموعة الثابتة
تُنشأ المجموعة باسمها ومادتها وصفها الدراسي ومركزها وأيامها الثابتة ومواعيدها، ويمكن ربط قوالب الحصص وإعادة استخدامها. ويعرض «جدول اليوم» كل مجموعات اليوم في بطاقات توضّح رقم الحصة الحالية من إجمالي حصص الشهر، ونسبة حضور الأعضاء، وحالة الواجب والتسميع.
موقف يتكرر في آخر كل شهر: أمّ تتصل لتقول إن ابنها حضر ثلاث حصص فقط بسبب المرض، فلماذا يُطالب بالشهر كاملًا؟ في نظام الاشتراك الشهري يفتح الموظف ملف الطالب، فيرى أن أول حضور فتح قيد الشهر وأن الاشتراك لا يتجزأ، ويشرح ذلك بهدوء وبأرقام مسجّلة. أما إن كان السنتر يعمل بالحصة، فالجواب أبسط: المستحق هو ما حضره فعلًا. وضوح القاعدة من البداية يوفر على الطرفين هذا النقاش.
الحصص الإضافية والمراجعات
ليست كل حصة جزءًا من الجدول الأسبوعي. تُسجَّل الحصص الإضافية بوصف حر وقيمة منفصلة خارج الجدول، مع امتحان اختياري بدرجة عظمى ودرجة نجاح. أما حصص المراجعة فتعمل بنظام الحجز، فيحجز الطالب مقعده مسبقًا بدل الالتزام بجدول ثابت.
الامتحانات الشاملة
يغطي الامتحان الشامل مادة كاملة، ويمكن ربطه بعدة مجموعات في الوقت نفسه أو بكل مجموعات المادة بضغطة واحدة، فتظهر قائمة طلابها جاهزة لرصد الدرجات.
الإيقاف التلقائي وتذكيرات الدفع
في نظام الاشتراك الشهري يمكن تفعيل الإيقاف التلقائي بعد مدة محددة من عدم الدفع. يظهر الطالب الموقوف في صفحة «طلاب موقوفين» مع سبب مكتوب بوضوح يسمّي المجموعة والفترة، وتاريخ الإيقاف ووقته، ومن قام به.
| الأداة | متى تعمل | الهدف |
|---|---|---|
| تذكير قبل يوم السماح | قبل الموعد بيوم | تنبيه ودي يسبق التأخير |
| تذكير بعد يوم السماح | بعد الموعد بيوم | متابعة من لم يسدد |
| تنبيه عند المسح | لحظة دخول الطالب | التحصيل عند الباب |
| الإيقاف التلقائي | بعد المدة المحددة | منع تراكم المستحقات |
ولأن الإيقاف لا يعني القطيعة، يستطيع المسؤول مراجعة سجل الإيقاف وإعادة الطالب فور السداد. تفاصيل التحصيل نفسه في دليل تحصيل مدفوعات السنتر وتقفيلة اليوم، وتنبيهات المسح في برنامج الحضور والغياب بالباركود. وتجد مكوّنات برنامج السنتر والمنصة التعليمية كاملة في صفحة الخدمات.
الأسئلة الشائعة
بعض مجموعاتي شهرية وبعضها بالحصة، فهل أشغّل النظامين معًا؟
لا، يعمل المركز بنظام واحد في كل وقت. الحل العملي أن تختار الشهري للمجموعات الثابتة، وتدير الدروس المتقطعة كحصص إضافية أو مراجعات.
لو غيّرت النظام في منتصف الشهر، هل تتغير حسابات الطلاب القديمة؟
تبقى القيود القديمة كما سُجّلت دون إعادة حساب، ويؤثر التبديل في الحضور الجديد فقط، لذلك يُنصح بالتبديل في أول الشهر قبل أي تحضير.
ابني غاب نصف الشهر، فهل ندفع الاشتراك كاملًا؟
في نظام الاشتراك الشهري نعم، فالقيمة ثابتة مهما كان عدد الحصص. وفي نظام الحصص يدفع الطالب ما حضره فقط.
كيف أعرف من تأخر عن الدفع دون أن أراجع الدفتر كل يوم؟
يظهر الطالب في مربع «عليه دفع» وتنبيه عند مسح كارته، وتصله تذكيرات قبل يوم السماح وبعده، ويمكن تفعيل إيقافه تلقائيًا بعد مدة يحددها السنتر.
هل يُحسب حجز المراجعة من اشتراك الشهر؟
حصص المراجعة والحصص الإضافية تُدار منفصلة عن الجدول الأسبوعي، ولكل منها قيمتها الخاصة، فلا تختلط بقيد الشهر.
قرار يُتخذ مرة واحدة
اختيار نظام التحصيل قرار إداري قبل أن يكون إعدادًا في البرنامج. الاشتراك الشهري يمنحك دخلًا متوقعًا وأدوات متابعة وإيقافًا تلقائيًا، والحساب بالحصة يمنحك مرونة للحضور غير المنتظم. المهم أن تختار نظامًا واحدًا واضحًا، وأن يطبّقه البرنامج بالدقة نفسها على كل طالب.
نظّم مجموعات سنترك بنظام تحصيل واضح
احجز عرضًا توضيحيًا لنساعدك في اختيار النظام الأنسب لسنترك وتجهيز مجموعاتك عليه.
