صندوق وارد واتساب للفريق شاشة مشتركة تصل إليها رسائل أرقام واتساب الخاصة بالشركة، ويدخلها كل موظف بحسابه، فيرد على المحادثات المسموح له بها من الكمبيوتر أو الموبايل دون أن يمسك الهاتف الأصلي.
الفكرة تبدو بسيطة، لكن أثرها يظهر في أكثر الأيام ازدحامًا. لنبدأ من يوم كهذا.
في هذا المقال
- مساء الخميس في متجر يعمل بهاتف واحد
- ما الذي يتغير حين ينتقل الفريق إلى صندوق مشترك؟
- من يرى ماذا؟
- سجل يجيب عن سؤال «من الذي وعد العميل؟»
- ماذا لو غاب الموظف المسؤول؟
- أسبوعك الأول مع الصندوق الموحد
- الأسئلة الشائعة
مساء الخميس في متجر يعمل بهاتف واحد
تخيل متجرًا أطلق عرضًا ظهر الخميس. بحلول المساء تصل عشرات الرسائل في الساعة: سؤال عن مقاس، وصورة إيصال تحويل، ورسالة صوتية من عميلة تسأل عن موعد التوصيل. الهاتف مع موظفة واحدة، وزميلها يجلس بجوارها بلا عمل لأنه لا يستطيع الرد من جهاز آخر.
في نهاية اليوم تبقى محادثات مقروءة بلا رد. وفي صباح السبت يتصل عميل غاضب لأن أحدًا وعده بالتوصيل يوم الجمعة، ولا أحد يعرف من الذي وعد.
هذه ليست مشكلة اجتهاد. إنها مشكلة أداة.
ما الذي يتغير حين ينتقل الفريق إلى صندوق مشترك؟
تُربط أرقام الشركة بالمنصة، فتظهر محادثاتها في قائمة واحدة. يفتح كل موظف حسابه من متصفحه أو هاتفه، ويرد كأنه يستخدم واتساب المعتاد: صور، وملفات، ورسائل صوتية، ورد على رسالة بعينها، وتحويل رسالة إلى محادثة أخرى.
في يوم الخميس نفسه كان الموظفان سيعملان معًا على الرقم ذاته. ومع فلتر غير المقروء يرى كل منهما ما لم يُفتح بعد، ومع البحث يعثر على محادثة الأسبوع الماضي بكتابة اسم العميل أو جزء من رقمه، حتى لو تراكمت لدى الشركة عشرات الآلاف من المحادثات.
وهناك تفاصيل صغيرة يستعملها الفريق مئات المرات يوميًا:
- ردود جاهزة مصنفة، تحمل اسم العميل تلقائيًا، وتُرفق بها صورة أو ملف.
- رقم هاتف يظهر داخل رسالة يمكن مراسلته أو الاتصال به أو نسخه مباشرة.
- تثبيت محادثة مهمة أعلى القائمة، أو أرشفتها، أو كتمها مؤقتًا.
- تمييز رسالة تحتوي عنوانًا أو تفاصيل طلب للعودة إليها لاحقًا.
من يرى ماذا؟
لا يحتاج موظف الشحن إلى قراءة مفاوضات المبيعات. لذلك يُنشأ لكل موظف حساب بصلاحيات محددة: من يرد، ومن يكتفي بالاطلاع، ومن يملك إدارة الأجهزة والحملات. ويمكن ربط عملاء أو تصنيفات معينة بموظف بعينه، فيبقى عميل الجملة مع من يتابعه منذ سنتين.
وإذا امتد عمل الفريق على ورديات، تُحدد مواعيد عمل لكل حساب، ويُضبط عدد أقصى للمحادثات المفتوحة على الشخص الواحد. تفاصيل التوزيع والتفويض شرحناها في مقال توزيع محادثات واتساب على الموظفين.
سجل يجيب عن سؤال «من الذي وعد العميل؟»
لنعد إلى عميل صباح السبت. في الصندوق المشترك يفتح المشرف المحادثة فيرى من فتحها أولًا، ومن كتب آخر رد، وكم انتظر العميل قبل أن يتلقى إجابة. المشكلة تُحل في دقائق، والدرس يصل إلى الموظف المعني دون اتهامات عامة للفريق كله.
ومع الوقت تتحول هذه السجلات إلى تقارير أداء: أي موظف يرد أسرع، وأي وردية تتأخر، وأين يحتاج الفريق إلى شخص إضافي.
ماذا لو غاب الموظف المسؤول؟
في نظام الهاتف الواحد، غياب الموظفة يعني أن الهاتف معها في البيت، أو في درج المكتب مغلقًا. وفي الصندوق المشترك لا يحدث شيء من ذلك. يفتح الزميل المحادثات المعلقة، ويقرأ ما كُتب سابقًا، ويكمل من النقطة التي توقفت عندها، والعميل لا يلاحظ أن شخصًا آخر يرد عليه إلا إذا أخبره بذلك.
والأمر نفسه حين يترك موظف العمل نهائيًا. المحادثات تبقى ملكًا للشركة، وتاريخ كل عميل محفوظ، فلا يرحل مع الموظف جزء من قاعدة عملائك. هذه وحدها كفيلة بإقناع كثير من أصحاب الأعمال بالانتقال، بعد تجربة مؤلمة مع موظف غادر وأخذ معه أرقام العملاء في هاتفه الشخصي.
أسبوعك الأول مع الصندوق الموحد
- اربط الأرقام التي يراسلك عليها العملاء فعلًا، وأعطِ كل رقم اسمًا يفهمه الفريق.
- أنشئ الحسابات، وابدأ بصلاحيات ضيقة ثم وسّعها عند الحاجة.
- اجمع أكثر عشرين سؤالًا تكرارًا واكتب لها ردودًا جاهزة بصياغة واحدة.
- اتفق على متى تُعد المحادثة منتهية، حتى لا تبقى مفتوحة بلا سبب.
- في نهاية الأسبوع افتح تقرير زمن الرد وناقشه مع الفريق.
لديك أكثر من رقم؟ اقرأ ربط أكثر من رقم واتساب في حساب واحد. وتجد الصورة الكاملة للمزايا في صفحة منصة واتساب للأعمال من سوبريم تكس.
الأسئلة الشائعة
هل يستطيع أكثر من موظف الرد على رقم واتساب واحد في الوقت نفسه؟
نعم. يدخل كل موظف بحسابه إلى صندوق الوارد المشترك ويرد على المحادثات المتاحة له، والرقم يبقى واحدًا لدى العميل.
هل يعرف المدير من ردّ على العميل ومتى؟
نعم. يُسجل من فتح المحادثة ومن كتب كل رد وتوقيته، وتظهر هذه البيانات في تقارير أداء لكل موظف.
هل أفقد الرسائل الصوتية والصور عند الانتقال إلى الصندوق المشترك؟
لا. يستقبل الصندوق الرسائل الصوتية والصور والفيديو والملفات ويرسلها، ويتيح الرد على رسالة محددة وتحويلها.
هل يمكن أن يعمل الموظف من هاتفه خارج المكتب؟
يمكن ذلك، فواجهة المنصة تعمل على الموبايل كما تعمل على الكمبيوتر، بالعربية أو الإنجليزية.
هل تستطيع سوبريم تكس تشغيل الصندوق باسم شركتي؟
نعم. يمكن تشغيل منصة واتساب للأعمال على نطاق شركتك وباسمها، ليتعامل فريقك مع أداة تحمل هويتكم.
اجمع فريقك على أرقام شركتك
نربط أرقامك، ونجهز حسابات الموظفين وصلاحياتهم، ونتابع معك الأسبوع الأول من التشغيل.
